A hatékony munka alapja a hatékony kommunikáció

Azok a munkahelyek, ahol hatékony az információáramlás, sokkal sikeresebbé válhatnak, mint azok, ahol folyamatosak a kommunikációs problémák.

A vezetői kompetenciák egyik fontos eleme a hatékony információáramlás elősegítése és fenntartása. Az eredményes munkához elengedhetetlen, hogy minden szükséges tudnivaló időben az alkalmazottak tudomására jusson. Az elvárásokat világosan kell megfogalmazni; a hatásköröket és a részleteket tisztázni kell. Rutinfeladatok esetén is előfordulhatnak váratlan nehézségek, tisztázatlan, homályos pontok. Ha ezekre nem figyelünk, abból hibák keletkeznek, amelyek megakasztják a munkát.

Egy új munka részleteinek körültekintő tisztázása sok ideig tarthat, időpazarlásnak tűnhet, ezért a vezetők és a beosztottak sokszor túlságosan lerövidítik ezt a folyamatot. Alapos megbeszélés után is előfordulhat, hogy néhány probléma csak később, a munkafolyamat közben kerül elő. Gond akkor van, ha az így keletkezett akadályok nem háríthatók el gyorsan – ez pedig alapvetően kommunikációnk hatékonyságán múlik.

Néhány vezetői kommunikációs hiba

1. Gyors és felületes vagy lassú és részletekbe vesző

Van olyan vezető, aki beosztottjainak mindig a lehető legrövidebb időn belül igyekszik átadni a lényegi tudnivalókat. Ezzel a sürgető hozzáállással nem hagy elég gondolkodási időt, nem ad teret a kérdéseknek. Ha mondandóját még türelmetlenségre vagy gondterheltségre utaló metakommunikációs elemekkel is átszövi, akkor feszültséget, bizonytalanságot és szorongást kelt a beosztottakban. Káros lehet a részletekbe vesző, parttalan túlbeszélés is. Azonnal jelentkező hátránya a jelentős időveszteség, de számolni kell azzal is, hogy akikkel ilyen „szájbarágósan” beszélnek, úgy érezhetik, hogy szellemi képességeiket alábecsülik.

2. Megközelíthetetlen vagy tolakodó

A vezetők általában nagyobb munkaterületet látnak át, mint a beosztottak: naprakésznek kell lenniük, fontos döntéseket kell hozniuk. Szükségszerű, hogy egyes részterületeken, bizonyos időre magukra hagyják munkatársaikat. Ilyenkor jelentkezhet az a tipikus kommunikációs probléma, hogy a beosztottak nem tudják vagy nem merik kérdéseikkel, észrevételeikkel zaklatni a vezetőt: inkább más forrásból próbálnak információhoz jutni, vagy olyan megoldást választanak, amelyet hiányos információik alapján jónak gondolnak. Ez gyakran időveszteséget okoz és feszültséget kelt. A másik véglet az állandó vezetői jelenlét: a folyamatos ellenőrzés. Ilyenkor a beosztottak úgy érzik, hogy nincs szabad mozgásterük, nem bíznak bennük.

3. Rivalizáló vagy fraternizáló

A munkatársak közötti információáramlást nagyon megnehezíti, ha a munkahelyi légkör túlzottan versengő és teljesítményorientált. Az ilyen rivalizáló közegben az információk elhallgatása miatt a munka hatékonysága csökkenhet. Ennek ellentéte sem jó: a túlzottan családias, baráti légkörben a személyes témájú beszélgetések háttérbe szoríthatják a munkával kapcsolatos információk áramlását.

Az arany középút megtalálásához meg kell ismerni a munkatársak képzettségét, képességeit és kommunikációs sajátosságait. Ezt a folyamatot csoportos és egyéni tréningek segítségével érezhetően le lehet rövidíteni.

Optimális esetben a vezető és beosztottjai között aktív, intenzív, kétoldalú kommunikáció zajlik, amelyben mindkét fél nyitott a másik jelzéseire, ellenvetéseire, kérdéseire, és a munkatársak közötti információáramlás is aktív, intenzív, hatékony. Az érintettek tisztában vannak a feladatukkal, világosan látják eszközeit, lehetőségeit, tudják, hogy kihez fordulhatnak, ha problémába ütköznek vagy kérdésük merül fel és jelzik a nehézségeiket.

A hatékony kommunikációt elősegíti, ha fejlesztik a dolgozók önismeretét és megfelelő embereket sikerül kiválasztani minden munkakörre. Ezt lehet megtanulni az SHL Hungary Kft. „Kiválasztás és fejlesztés tesztekkel” című tanfolyamain, melyekre havonta kerül sor, legközelebb 2018. szeptember 19-20-án.